Переезд офиса: кто страдает больше всех?

«Почему вас нет в офисе? Мы же договаривались – сегодня завершить сделку!» «Простите, а где вы сейчас? На Зеленой, 21?» «Нет, на Северной, 34… А при чем тут Зеленая, 21?» И тут вы хватаетесь за голову и понимаете, что забыли известить важного клиента о переезде офиса… Пора прощаться с бонусами и удачным проектом?

Во многих случаях положение еще можно спасти. Но лучше, конечно, не допускать такого изначально. Да вот только сложно в сумятице офисного переезда удержать в голове важные вещи. Мы подготовили краткую памятку: чего стоит опасаться всем, кого «переселяют» на новое место работы, и как избежать лишних страданий.

Сотрудников о грядущем переезде офиса необходимо известить заранее, лучше всего – недели за две. За это время все успеют перестроить ритм жизни, спланировать свои новые графики. Помните о том, что работники – тоже люди, и все в их жизни взаимосвязано. И если ваш новый офис будет находиться на другом конце Москвы, кому-то из сотрудников будет, к примеру, проблематично водить ребенка в детский сад. А это может прямо сказаться на результатах его работы. Чем раньше вы скажете о переезде, тем больше времени будет у подчиненных на решение своих проблем.

О переезде офиса нужно сообщить всем – в том числе и работникам, трудящимся удаленно. Не забудьте разослать письма с новым адресом по другим подразделениям компании – филиалам, представительствам, департаментам. Кроме того, необходимо предупредить партнерские организации, с которыми у вас заключен договор, например, на ежедневную поставку воды или на уборку помещений. И делать это лучше не в день переезда и уж тем более не по завершению его, а минимум за несколько дней до «великого переселения».

Используйте все возможные способы для того, чтобы не оставить в заблуждении клиентов. Весьма удобно будет напечатать заранее визитки или даже буклеты с указанием нового адреса организации. Разместите на корпоративном сайте объявление: «Наш офис переезжает». Лучше всего, если оно будет находиться на главной странице. Новый адрес укажите максимально подробно и понятно. Опубликуйте схему проезда к вашей новой «резиденции». Особо важным клиентам, с которыми вы ведете важные проекты, крупные сделки, лучше разослать персональные письма по электронной почте.

Две крайности восприятия

Переезд организации делит всех ее сотрудников на две категории. Одни сразу же решают «помочь делу чем смогут» - ведь без них переезд вряд ли увенчается успехом. Они рьяно отключают все компьютеры в офисе, приносят из дома старые коробки из-под бытовой техники, контролируют количество скотча и даже цвет маркеров для надписей на упаковках. Нередко «энтузиасты» начинают разбирать офисную мебель за несколько дней до переезда – и хорошо, если только свою.

Люди такого типа либо пытаются привлечь к работе всех вокруг, либо поступают наоборот. Во втором случае они берут на себя максимум обязанностей: «Ну кто же еще справится с этим лучше, чем я?!» Все желающие помочь отсылаются в разряд зрителей, которым надлежит трепетно наблюдать и перенимать опыт. Если вы столкнулись со вторым типом поведения – это даже хорошо. От него легко незаметно улизнуть – под предлогом того, что вы хотите немедленно законспектировать его авторский рассказ о демонтаже компьютерных кресел.

С «энтузиастами первого сорта» находиться в одном помещении куда сложнее. Эффективный способ уйти – сослаться на то, что вас вызывает вышестоящее начальство. Либо – на то, что вам нужно позаботиться о своих личных вещах или срочно принести упаковочный материал.

При слове «мувинговая компания» люди этого типа презрительно кривят губы. «Да что эти вечно пьяные заросшие грузчики могут знать о нормальном обращении с вещами? Да их вообще нельзя подпускать к нашему офису! Мы и сами справимся с переездом гораздо лучше всяких грузчиков!» Главное – не допустить, чтобы эту пламенную речь услышал руководитель. Впрочем, в большой компании начальство понимает необходимость обращения к профессионалам. А вот если в офисе всего 10-15 сотрудников… Велика вероятность, что вам действительно придется таскать столы и коробки на себе. Вас не радует такая перспектива? Тогда «энтузиаста» необходимо вовремя «обезвредить»!

Если вы заметили в себе признаки «энтузиаста»…

Не взваливайте на себя слишком много и не пытайтесь сделать все в одиночку. Остановитесь и скажите себе честно: из каких побуждений вы это делаете? Хотите, чтобы вашу инициативу оценило начальство? Стоит ли это потраченного свободного времени и испорченных отношений с коллегами? Возможно, стоит действовать по-другому – например, предложить шефу добросовестную мувинговую компанию с приемлемыми расценками?

Если же дело просто в гиперответственности (допустим, вы – руководитель небольшого отдела и привыкли контролировать все происходящее в вашей «епархии»), попробуйте расслабиться и дать себе небольшую передышку. Стать ею может именно офисный переезд, а вы после кратковременного отдыха будете работать еще эффективнее.

А что из себя представляет второй тип сотрудников?

«Переезд нужно поручить профессионалам», «Каждый должен делать свою работу» - по таким фразам можно опознать эту довольно многочисленную категорию. На первый взгляд их слова не лишены смысла. Но весомо звучащие тезисы часто служат «маскировочной сеткой» для… банальной лени.

Общаться со вторым типом в каком-то смысле проще, чем с первым. По крайней мере, «отлынивающие» не настаивают на том, чтобы занести серверный шкаф на пятый этаж усилиями двух хрупких девушек. Но на противоположность «энтузиастам» тяжело рассчитывать, если нужны какие-то реальные действия. Привлечь «отлынивающих» даже к самой мелкой и простой работе невозможно. Они все время держат ухо востро. И невинной фразы «Сложишь после работы свои личные вещи в коробку?» вполне достаточно, чтобы они испарились с места со скоростью звука. В особо тяжелых случаях «отлынивающие» могут даже взять больничный на время офисного переезда!

Как вести себя с «отлынивающими»?

Руководители пользуются разными методами: от проникновенного разговора до… вычета из зарплаты. Но на самом деле не все люди в этой категории хотят устраниться от работы из злостного желания навредить общему делу.

Кто-то действительно считает, что профессионалы справятся лучше дилетантов – и он прав. Кто-то представляет переезд организации таким образом: специалисты приезжают в офис, фотографируют рабочее место каждого сотрудника, во мгновение ока собирают и упаковывают все вещи, а на новом месте расставляют все точно так же, как было. В этом случае важно показать, что в реальности всё обстоит немного по-другому, и скромный персональный вклад в общее дело тоже сыграет свою роль. Работает и «воззвание» к чувству ответственности. А еще участников процесса можно… поощрить: например, дополнительным выходным, премией или ранним окончанием рабочего дня.

Если вы заметили в себе признаки «отлынивающего»…

Опять же – стоит честно признать причину, хотя бы для себя. Возможно, вы слишком устаете на работе, и каждое новое поручение ощущается вами как непосильное бремя. Или вы опасаетесь, что офисный переезд помешает вам в каких-то важных личных делах – обучении в автошколе, уходе за ребенком, поездке к друзьям на выходные. Если есть конкретные доводы, решить проблему будет легче. Если же вам просто не хочется принимать участие в «этом мероприятии», оцените последствия вашего «саботажа». Чего будет больше – плюсов или минусов? И спросите себя – а может, на самом деле вам просто пора менять работу?