Переезжаем всем офисом!

Коробки с техникой. Полуразобранная мебель. Металлический сейф, сиротливо стоящий посреди коридора. Стихийное бедствие? Нет. Это всего лишь офисный переезд – возможно, его начало или самый конец. И он далеко не всегда похож на стихийное бедствие.

Офисный переезд – это интересная, но головоломная задача. Ее можно решить самостоятельно, но лучше, конечно, доверить профессионалам. Для организации офисного переезда нужен определенный опыт. Обычный человек обладает им далеко не всегда, даже если в своей области он специалист.

Главная сложность офисного переезда – в том что он требует четкой организации. Чем лучше вы спланируете ход событий и выполните план – тем быстрее вы переедете. И чем быстрее вы обоснуетесь на новом месте – тем быстрее снова начнете трудиться. Как же нужно проводить офисный переезд?

Как мы уже сказали, все начинается с планирования. Вам нужно продумать и оценить весь объем предстоящих «боевых действий» - что и в каком порядке придется сделать, сколько времени займет переезд, сколько сил потребуется. Объем работ зависит от величины вашего офиса. Допустим, вы руководите небольшой студией веб-дизайна или туристическим агентством – 3-5 сотрудников, столько же рабочих мест, один ксерокс и пара шкафов. Такой «рабочий набор» вполне реально перевезти за один день, особенно если новое место работы находится недалеко. Конечно, если ваши сотрудники достаточно сильны телом и духом, вы можете самостоятельно погрузить свое имущество в машину, отвезти на новое место и расположить там. Но если у вас работает сплошь прекрасный пол, лучше вызвать бригаду грузчиков.

Если число ваших сотрудников превышает пять человек, есть смысл подумать об услугах специалистов. Профессиональная организация переездов называется мувингом (от англ. moving - перемещение), а фирмы, которые этим занимаются – мувинговыми компаниями. Как правило, у них есть все необходимое для успешного переезда: специальный автотранспорт, бригады грузчиков, особые приспособления для перевозок. Но самое главное – у них есть опыт проведения офисных переездов, а это особенно ценно!

Если вы обратились в мувинговую компанию, ваш переезд начнется с вызова профессионала-оценщика. Он определит объем и стоимость работ, скажет, сколько грузчиков и какой транспорт понадобится для переезда, когда вы сможете приступить к работе на новом месте. В ходе беседы с оценщиком вы совместно выберете наиболее подходящее время для переезда. В случае самостоятельного переезда вам придется либо пропустить полноценный рабочий день, либо заниматься грузоперевозками в выходные. Профессионалы могут предложить вам хорошую альтернативу. Многие мувинговые фирмы работают в выходные, праздничные и предпраздничные дни. Есть и такие компании, которые могут провести переезд… ночью! Кстати, это очень удобно для больших городов: ночью в мегаполисах нет пробок, поэтому вы быстрее попадете в нужное место. А рабочий процесс не будет простаивать, поскольку основная часть переезда пройдет ночью, а не днем.

Перед началом работ будет составлен договор и опись имущества. В документах обязательно указывается, какие вещи и в каком количестве нужно перевезти. Документы подписывает и заказчик, и исполнитель.

Далеко не все компании-перевозчики предложат вам составить договор и опись имущества. Если по каким-то причинам вы хотите работать именно с этой компанией, подумайте о том, какие гарантии они вообще могут вам дать. Договор и опись – это документы, на основании которых вы сможете предъявить исполнителю претензии, если по его вине, например, потеряются важные документы. Если договора нет – значит, нет и юридического подтверждения сделки. И в этом случае взыскать с мувинговой компании, скажем, причиненный ущерб, будет крайне сложно.

Но вот вы составили план работ, подписали договор... Что дальше? Перед началом переезда вещи нужно подготовить к перевозке. Для этого мебель необходимо разобрать, технику и важные документы – сложить в коробки. Если вы будете переезжать самостоятельно, помните о том, что коробки надо маркировать. Это делается для того, чтобы не путать своё имущество с чужим, а вещи ваших коллег – между собой. Можно просто указать на коробке фамилию и имя хозяина вещей, но если компания большая, лучше добавить должность и отдел (подразделение). Для удобства можно маркировать и отдельные части мебели.

Офисную технику к переезду готовят особо тщательно. Для этого используют специальные упаковочные материалы. Такая упаковка предохраняет технику от возможных повреждений в пути, гасит удары и вибрацию. Подробнее обо всех тонкостях можно узнать в статье «Упаковка для переезда».

После упаковки начинаются погрузочные работы. В зависимости от перевозимых предметов погрузка может занять пару часов или полдня. Обычные столы, стулья и шкафы не требуют ни чрезмерных усилий, ни особых приспособлений для перевозки. Но если у вас есть специфическое оборудование, могут понадобиться услуги такелажников – в частности, если вам необходимо:

• перевезти несколько тяжелых сейфов, банкоматов, металлических шкафов;
• перевезти станки, подъемники, другое промышленное оборудование;
• перевезти медицинскую аппаратуру (например, переезжает частная клиника).

Особой осторожности требует хрупкое, бьющееся оборудование – например, стеклянные торговые витрины. При небольшом весе они требуют весьма аккуратного обращения. То же самое касается и компьютерного оборудования, от которого зависит работа вашей фирмы – например, серверов. Поэтому в качестве грузчиков все мы хотим видеть вежливых, аккуратных и ответственных людей.

Какой транспорт нужен для офисного переезда? Для перевозки небольшого офиса вполне хватит пары «Газелей» или грузовика типа «ЗИЛ-бычок». Для перевозки громоздких и тяжелых вещей (сейфов, банкоматов) обычно используют специальный транспорт средней грузоподъемности с гидролифтом. В отдельных случаях может понадобиться несколько грузовиков или целый автопоезд. Но это, как правило, относится к случаям, когда переезжает большое предприятие с численностью от 50 сотрудников.

В большой компании офисный переезд может занять несколько дней. Но если все будет спланировано грамотно, то приступить к работе вы сможете в максимально короткие сроки.

На новом месте все работы производятся в обратном порядке. Сначала профессионалы разгружают вещи, затем заносят их в помещение. После этого офисное имущество освобождают от упаковки, собирают мебель и расставляют по местам. Затем подключают технику и раскладывают личные вещи сотрудников. Довольно много времени занимает монтаж сложных технических устройств – таких, например, как банкоматы, медицинское оборудование или станки с автоматизированным управлением.

Самый последний, финальный этап – уборка нового офиса. Если вы обращаетесь к профессионалам, они обязательно ликвидируют последствия переезда. Только после этого помещение будет готово к полноценному «заселению».

Любой переезд – это всегда перемены. И если он проведен верно и грамотно – то за ним обязательно последуют перемены к лучшему.