Документы для грузоперевозок по России

Какие документы нужны при грузоперевозках? Техпаспорт, права и накладная? Все не так просто. Перевозка грузов, как и любая сделка, должна иметь документальное подтверждение. Сюда входит несколько групп документов: документы водителя, документы на транспортное средство и документы на товар. Они необходимы всем: и заказчику – для бухгалтерского учета, и водителю – для отчетности, и государственным контролирующим органам – для проверок.

Общие правила проведения грузоперевозок определяются Гражданским кодексом РФ, главой 40, которая так и называется – «Перевозка». Исполнение обязанностей экспедитора определяются главой 41 Гражданского кодекса – «Транспортная экспедиция». Форма необходимых документов определяется законами и постановлениями Правительства России.

Какие же документы нужно оформить перед тем, как отправить груз в другой город России?

Документы водителя – сюда относится прежде всего водительское удостоверение, но это не единственный документ шофера. Если водитель перевозит опасные грузы, для транспортировки которых нужно специальное разрешение (лицензия), он должен иметь при себе соответствующий документ (свидетельство о допуске, лицензионная карточка). Если водитель перевозит негабаритные или особо тяжелые грузы, ему нужно иметь специальное разрешение на перевозку таковых. Также необходим специальный пропуск, который оформляется в ГИБДД.

Если водитель не является собственником автомобиля, ему также понадобится доверенность от владельца машины на управление автомобилем. Не лишним будет иметь при себе копию трудового договора – так водитель сможет подтвердить, что он действительно наемный работник, а не предприниматель, ведущий незаконную деятельность без регистрации. Если вы нанимаете для грузоперевозки экспедитора, с ним также нужно заключить договор, который он будет возить при себе.

Следующая группа – это документы на транспортное средство. Сюда входят регистрационные документы - ПТС, талон о прохождении техосмотра, страховой полис). Помимо этого, в каждом рейсе шофер должен иметь при себе путевой лист. Этот документ оформляется отправителем груза (при самостоятельной перевозке) либо бухгалтерией транспортной компании. Путевой лист необходим для учета и контроля работы водителя и автомобиля.

Путевой лист - один из самых важных транспортных документов. Он выдается на каждое транспортное средство, на период не более одного месяца, с точным указанием срока действия. Перед тем, как принять груз, водитель должен предъявить отправителю товара путевой лист вместе с водительскими документами. Грузоотправитель отмечает в путевом листе время подачи автомобиля для погрузки.

Путевой лист содержит достаточно много сведений и о пробеге, и о машине, и о водителе. В частности, в путевом листе указывается дата и время, когда был проведен медосмотр водителя (до и после рейса). Путевой лист подтверждает такие расходы, как использование горюче-смазочных материалов, которые в транспортных компаниях весьма велики. Для этого в документе отмечается километраж, имевший место в начале и в конце каждого рейса, маршрут машины, время выезда со стоянки (из гаража) и въезда назад.

Обязательный документ для любых видов груза – это товарно-транспортная накладная. Она подтверждает, что сделка совершилась и товар от поставщика был получен покупателем. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов – товарного и транспортного. В первом разделе отражены отношения между отправителем и получателем груза (факт осуществления сделки – покупка, продажа). Товарный раздел накладной служит основанием для списания груза со склада отправителя и принятия товара на складе у получателя.

Транспортный раздел накладной определяет отношения между отправителем и перевозчиком товара. На основании данных этого раздела производятся расчеты за оказанные услуги по перевозке грузов. Также он служит для учета транспортных работ.

Товарно-транспортная накладная выписывается отдельно на каждую поездку. Все поля в ней должны быть заполнены, пустые графы прочеркиваются. Для разных грузополучателей отправитель груза составляет разные накладные. Если на одном автомобиле отправляется несколько партий груза для разных получателей, на каждую партию выписывается отдельная накладная.

Товарно-транспортная накладная, как правило, заполняется в четырех экземплярах. Первый экземпляр остается у грузоотправителя как документ, на основании которого товар был списан со склада. Если в процессе погрузки нарушилась упаковка груза, его размещение или крепление в кузове, водитель вносит эти данные в накладную, и отправитель груза обязательно заверяет их. Остальные три экземпляра накладной отправитель передает водителю. Эти документы действительны, только если на них стоит подпись и печать отправителя груза, а также подпись водителя. Один из экземпляров товарно-транспортной накладной водитель сдает получателю груза при сдаче товара. Если в пути товар был поврежден или частично утрачен, получатель груза составляет акт, на основании которого потом предъявляются претензии поставщику. При этом в накладной ставится отметка о составлении акта. Остальные же два экземпляра товарно-транспортной накладной обычно передаются в бухгалтерию транспортной организации.

Если покупатель сам забирает товар у поставщика и своими силами доставляет его на собственный склад, оформлять товарно-транспортную накладную не нужно. В этом случае используется простая товарная накладная для оформления продажи товара сторонней организации.

Сам груз во многих случаях тоже требует оформления специальных документов. Если вы везете продукты питания, понадобится сертификат качества продукции или удостоверение качества продукции. У вас скоропортящийся груз? Нужно иметь при себе лист контрольных проверок температуры груза и температуры воздуха в кузове. Такой лист оформляет либо владелец машины, либо экспедитор. Нужно перевезти живых животных? Потребуется оформить ветеринарное свидетельство и карантинный сертификат. Практически во всех перечисленных ситуациях нужен и санитарный паспорт на транспортное средство – он выдается территориальным отделением Госсанэпиднадзора.

Наличие правильно оформленных документов важно во всех случаях: и при самостоятельной доставке груза покупателю, и при работе с транспортной компанией. Экспедитор, не получивший правильно оформленных документов на перевозимый товар, вправе отказаться от выполнения заказа.